Berbicara mengenai manajemen proyek, hal
ini tentunya tidak terlepas dari adanya perkembangan yang cukup pesat dalam
dunia industri dan teknologi informasi. Perkembangan yang cukup pesat ini
menyebabkan pihak manajemen harus mampu mengelola sumber daya yang dimiliki
untuk menghasilkan produk yang berkualitas tinggi serta mampu bersaing di
pasar. Kemampuan pihak manajemen untuk menghasilkan produk yang berkualitas
dengan adanya keterbatasan terhadap waktu, biaya dan ruang lingkup pekerjaan
harus didukung oleh pemahaman mengenai manajemen proyek yang baik. Lalu apa
sebenarnya definisi dari manajemen proyek itu sendiri?
Untuk mendefinisikan apa yang dimaksud
dengan manajemen proyek, maka ada baiknya kita mengetahui terlebih dahulu
mengenai apa yang dimaksud dengan manajemen dan apa yang dimaksud dengan proyek
management
Apa itu Project
sebuah project bukan sesuatu yang rutin dilakukan, atau
berulang-ulang seperti contoh di atas.
Sebuah project adalah unique, dan hanya sementara,
sebuah projectdilakukan untuk mengimplementasikan tujuan-tujuan tertentu
dalam waktu tertentu pada sebuah organisasi. Sebuah project adalah rangkaian
tugas-tugas yang pada akhirnya menghasilkan pembuatan atau penyelesaian dari
produk atau layanan. Sebagai contoh adalah pindah kantor, atau peluncuran
sebuah produk baru atau bahkan kampanye politik.Project yang sama tidak
akan terjadi dua kali, misalnya peluncuran produk yang sama pada tahun ini dan
tahun depan. Ada akhir dari sebuah project untuk peluncuran produk
baru, setelah project tersebut dipertimbangkan sudah selesai.
Setelah project selesai, maka produk baru tersebut akan ada di pasar.
Apa itu Project
Management
Project Management adalah pengelolaan usaha-usaha untuk memenuhi tujuan
dari project. Sebagai seorang Project Manager, yaitu seseorang yang
menjadi ketua/kepala dari projectteam bertanggung jawab untuk usaha-usaha
ini. Seorang project manager menggunakan pengetahuannya, keahliannya,
menggunakan perangkat yang bisa digunakan dan metodologi
Konsep Project Management diperkenalkan untuk memastikan perencanaan,
pengorganisasian dan pengaturan sumber daya dilakukan dengan benar sehingga
suatu project bisa berhasil.
Secara garis besar ada 5 proses pada Project Management :
Initiation : Menentukan cakupan (scope) dari project, serta studi
apakah memang suatu project layak dilakukan.
Planning & Design : Setelah inisiasi, project dibuat perencanaan
detailnya. Fokus perencanaan adalah waktu, biaya dan sumber daya. Perencanaan
harus dibuat sedetil mungkin sehingga dapat memetakan resiko-resiko yang
mungkin muncul. Dengan memetakan resiko yang muncul diharapkan langkah
antisipasi dapat ditentukan diawal. Nothing is called accident.
Executing : Saatnya action! setiap detail rencana dilakukan ditahap
ini.
Monitoring & Controlling : Untuk memastikan bahwa eksekusi rencana
berjalan sesuai target. Jika ada rencana yang dinilai tidak berjalan baik, maka
pada proses ini anda dapat memberlakukan backup plan.
Closing : Seperti disebutkan sebelumnya, project memiliki batas waktu,
maka inilah waktu untuk serah terima project
Project manager adalah seorang yang
diberikan tanggung jawab untuk memimpin tim proyek di dalam mengelola,
merancang, mengeksekusi dan menutup proyek sesuai dengan tujuan dari proyek
yang telah ditetapkan. Peran kunci dari project manager di dalam project
management diantaranya adalah menentukan tujuan proyek yang ingin dicapai, membangun
requirement proyek dan mengelola 3 batasan dari proyek yaitu scope, cost dan
schedule ditambah batasan kualitas secara efektif.
Di dalam pengerjaan proyek peran dari seorang project manager adalah
mengetahui, mentranslasikan dan mengimplementasikan
kebutuhan dari klien , untuk mencapai hal ini kemampuan untuk beradaptasi dan
berkompromi dengan berbagai stakeholder yang ada serta melakukan negosiasi
memiliki peranan penting dalam memastikan isu penting seperti cost, waktu dan
kualitas dapat dicapai sehingga tercapai kepuasan customer.
